ลักษณะของโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปมีผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการอย่างไร

บทบาทของเลขานุการที่เปลี่ยนไป

บทบาทเก่า

-ทำงานตามนายสั่ง
-มองภาพแคบ
-ข้อมูลในการทำงานมาจากนายส่วนใหญ่
-ส่วนใหญ่ทำงานกับนายโดยตรงไม่ย้ายที่
-ปริมาณงานขึ้นกับนาย
-อาศัยตำแหน่งนายสั่งผู้อื่นได้
-การประเมินผลงานขึ้นกับนายโดยตรง

บทบาทใหม่

-ใช้วิจารณญาณของตน
-มองภาพกว้าง
-เป็นผู้จัดการข้อมูล (Information Manager)
-มีโอกาสหมุนเวียนและเข้าร่วมทีมต่าง ๆ
-ปริมาณงานขึ้นกับเป้าหมายของงาน ทีมงาน และองค์กร
-ต้องใช้มนุษย์สัมพันธ์และความสามารถของตนเอง
-การประเมินผลงานขึ้นกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง

คุณสมบัติของเลขานุการที่นายต้องการ

1. บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. มีความรอบรู้ทั้งในงานเลขานุการและงานที่เกี่ยวข้องและยินดีที่จะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

Adersity Quotient = AQ ความสามารถในการเผชิญกับสถานการณ์รอบข้างและการบริหารความเครียด

4 มิติของ AQ
1. Control = การควบคุมและการตอบโต้ต่อสถานการณ์อยู่ในระดับไหน

2. Ownership = ความรับผิดชอบในการแก้สถานการณ์นั้นให้ดีขึ้นอยู่ในระดับใด

3. Reach = การเปิดโอกาสให้สถานการณ์นั้น ๆ มีผลกระทบต่องานด้านอื่น ๆ และมีชีวิตมากน้อยเพียงใด

4. Endurance = ความอดทนอดกลั้นต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นมีมากน้อยเพียงใด

คุณสมบัติของเลขานุการ

- มีมาตรฐานทางด้านการศึกษา (Standard of Education) วุฒิการศึกษาไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี มีความรู้วิชาสามัญพื้นฐานและวิชาชีพ
- มีมาตรฐานทางด้านลักษณะนิสัย ท่าทาง (Standard of Reportment) บุคลิกไม่สวยแต่ดูดี นิสัยแมททัวร์เป็นผู้ใหญ่ดี ระงับอารมณ์เป็น ท่าทางดูดีไม่ลอกแหลก
- มีมาตรฐานด้านประสิทธิภาพในการทำงาน (Standard of Efficiency) มีความรับผิดชอบสูง ผลงานดีมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดี ไว้วางใจได้

เลขานุการยุคใหม่

เลขานุการมืออาชีพ หมายความว่าอย่างไร
ความหมาย จากสมาคมเลขานุการสตรีแห่งประเทศไทย เลขานุการ ความหมาย ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ซึ่ง เป็น คนที่
มีความรู้ความชำนาญเกี่ยวกับการดำเนินงานของสำนักงาน
สามารถรับผิดชอบโดยไม่ต้องมีการควบคุมอย่างใกล้ชิด
เป็นผู้มีความคิดริเริ่ม รู้จักใช้ดุลยพินิจ พิจารณาและตัดสินใจภายในขอบเขตอำนาจของตน
เป็นศูนย์กลางของการติดต่อสื่อสารในองค์กร

คุณสมบัติของเลขานุการที่เหมาะสมกับโลกปัจจุบันและอนาคต
1. มีบุคลิกดี แสดงความเป็นมืออาชีพ

2. เชื่อถือได้และมีความรับผิดชอบสูง

3. มีวิจารณญาณที่ดี คาดการณ์ไกล แก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ ได้

4. เป็นนักสื่อสารที่ดี

5. แสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสม

คุณสมบัติของเลขานุการที่นายต้องการ
1. บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. มีความรอบรู้ทั้งในงานเลขานุการและงานที่เกี่ยวข้องและยินดีที่จะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

หน้าที่ของเลขา

บทบาทหน้าที่และการสร้างภาพพจน์เลขานุการ
เลขาเหมือนมืออีกคู่หนึ่ง เหมือนเท้าอีกคู่ เหมือนหูเหมือนตาอีกคู่ของนาย
เลขากับนายเหมือนร่างกายเดียวกันนายคือส่วนศีรษะที่จะคิดวางแผนทำอะไร เลขาคือตัวที่รับไปทำให้ เสร็จ ถ้ามีศีรษะไม่มีตัวงานก็กองอยู่ตรงนั้น ถ้าเลขาทั้งโลกนัดหยุดงานพร้อมกันงานธุรกิจทุกอย่างจะหยุดชะงักหมด
เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองที่ช่วยให้เครื่องจักรหมุนไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เลขานุการเปรียบเสมือนแขนขวาของนายจ้าง นายขาดเลขาไม่ได้แต่เลขาขาดนายได้ (ขาดชั่วคราวขาดนานก็ตกงาน)

หน้าที่ของเลขานุการ
งานประจำ (Routine Operation)
- จดและแปลชวเลขตามการสั่งงานของนาย
- ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้า-ออก- โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
- เขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่าง ๆ ถ่ายเอกสาร อัดสำเนาได้ดี
- รวบรวมข้อมูล เขียนรายงาน สรุปงานเสนอนาย
- นัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบค้นหาง่าย
- เตรียมเอกสารเกี่ยวกับการประชุม และเตรียมการประชุม ดูแลขณะประชุมและหลังประชุม
- จัดส่งจดหมาย โทรเลข โทรสาร อินเตอร์เน็ต
- บันทึกสถิติ ร่างหนังสือ วางแบบฟอร์มงานเท่าที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน

**ศึลธรรม**

ศีลธรรม ซึ่งมาจาก คำว่า ศีล + ธรรม โดยทั่วไป ศีล หมายถึง การเว้นสิ่งที่ควรเว้น เช่น ศีล 5 เราตั้งใจเว้นการกระทำ 5 อย่างอันเป็นบาป ตั้งแต่การฆ่ากันปจนถึงการดื่มสุราเมรัย
ธรรม หมายถึง ประพฤติสิ่งที่ควรประพฤคิทั้งหมดตามภูมิชั้นของตนๆ ประณีตขึ้น ไปจนถึงมีชีวิตอยู่อย่างที่ความทุกข์ย่ำยีไม่ได้ คือ มีจิตใจมั่นคง บริสุทธิ์ แจ่มใส จนสามารถเอาชนะความทุกข์ในชีวิตได้โดยเด็ดขาด

จริยธรรมหมายถึง...

จริยธรรมตามความหมายทั่วไป
จริยธรรม แปลว่า ธรรมที่ควรประพฤติตามคำแปลนี้ มุ่งไปทางฝ่ายดี ที่เรียกว่า บุญ หรือ กุศลธรรม แปลตรงตัว ว่า การประพฤติธรรม หรือเดี๋ยวนี้ เราเรียกว่าการปฏิบัติธรรม หมายถึงการเว้นความชั่ว ทำความดี ทำจิตใจให้ผ่องใสนั่นเองคุณธรรม แปลว่า ธรรมที่เป็นคุณ ตรงกันข้ามกับธรรมที่เป็นโทษ ซึ่งท่านเรียกว่า บาปธรรม ที่คนทั่วไปเรียกว่าบาป ( คำว่า ธรรม เป็นธรรมกลางๆ จะมีความหมายไปทางดีหรือชั่ว ก็สุดแต่คำนำหน้า เช่น คุณธรรม หมายไปในทางที่ดี บาปธรรม หรือ อกุศลธรรม หมายไปในทางที่ชั่ว )

คุณธรรม

คุณธรรม แปลว่า ธรรมที่เป็นคุณ ตรงกันข้ามกับธรรมที่เป็นโทษ ซึ่งท่านเรียกว่า บาปธรรม ที่คนทั่วไปเรียกว่าบาป ( คำว่า ธรรม เป็นธรรมกลางๆ จะมีความหมายไปทางดีหรือชั่ว ก็สุดแต่คำนำหน้า เช่น คุณธรรม หมายไปในทางที่ดี บาปธรรม หรือ อกุศลธรรม หมายไปในทางที่ชั่ว )
คุณธรรมหลักการที่ดีมีประโยชน์เช่น
- ซื่อสัตย์
- สุจริต
- มีเมตตา
- เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่
- เห็นแก่ประโยชน์ส่วนรวมเราจะวัดได้จากตรงนี้ครับ

คุณธรรมพื้นฐานสี่ประการ

คุณธรรมพื้นฐานสี่ประการ
คุณธรรมเป็นเรื่องนามธรรม เป็นเรื่องของความดี ที่ยากจะให้คำจำกัดความ และมีมากมายต่างทัศนะต่างระดับ จนถึงขั้นพรหมจรรย์ อันเป็นคุณธรรมชั้นสูงของผู้ที่เป็นเทพชั้นพรหม เพื่อให้บรรลุถึงขั้นโลกุตรธรรม อย่างไรก็ตาม ขอยกคุณธรรมพื้นฐานมาเป็นตัวอย่าง ดังพระบรมราโชวาทของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวฯ เมื่อ ๕ เมษายน ๒๕๒๕ ที่ทรงพระราชทานไว้ว่า
"ประการแรก คือ การรักษาความสัจ ความจริงใจต่อตนเอง ที่จะประพฤติปฏิบัติแต่สิ่งที่เป็นประโยชน์และเป็นธรรมประการที่สอง คือ การรู้จักข่มใจตนเอง ที่จะประพฤติปฏิบัติอยู่ในความสัจความดีนั้น
ประการที่สาม คือ การอดทน อดกลั้น และอดออม ที่จะไม่ประพฤติล่วงความสัจสุจริต ไม่ว่าด้วยเหตุประการใดประการที่สี่ คือการรู้จักละวางความชั่ว ความทุจริต และรู้จักสละผลประโยชน์ส่วนน้อยของตนเพื่อประโยชน์ส่วนใหญ่ของบ้านเมืองคุณธรรมสี่ประการนี้ ถ้าแต่ละคนพยายามปลูกฝังและบำรุงให้เจริญงอกงามขึ้นโดยทั่วกันแล้ว จะช่วยให้ประเทศชาติ บังเกิดความสุขร่มเย็นและมีโอกาสที่จะปรับปรุงพัฒนาให้มั่นคงก้าวหน้าต่อไปได้ดังประสงค์ "

ความหมายของจริยธรรม

ความหมายของ จริยธรรมจริยธรรม หมายถึง ข้อที่ควรประพฤติปฏิบัติ เป็นธรรมะทางใจที่ควบคุมพฤติกรรม ความประพฤติที่ดีที่ชอบที่ถูกที่ควร เป็นเรื่องของความรู้สึกในการพัฒนาตนเอง ที่มุ่งหมายให้คนในสังคมอยู่ร่วมกันอย่างสันติสุข ดำรงชีวิตอยู่อย่างบริบูรณ์เปี่ยมไปด้วยความดีทั้งกายวาจาและใจจริยะหรือ จริยา คือ ความประพฤติ การกระทำ เมื่อสมาสกับคำว่า ธรรม หรือ ธรรมะ จึงเป็นความประพฤติที่ถูกต้องตามครรลองครองธรรม ชอบธรรม เป็นธรรมชาติจริยธรรมเป็นเรื่องสำคัญในการทำงาน ควบคู่กับ วินัย อันเป็นข้อห้ามหรือข้อบังคับให้ต้องปฏิบัติ สำหรับข้าราชการก็ให้เป็นไปตามระเบียบของทางราชการดังนั้น จริยธรรม จึงเป็นความประพฤติ การกระทำและความคิดที่ถูกต้องดีงาม รวมถึงการทำหน้าที่ของตนให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เว้นในสิ่งที่ควรละเว้น ประกอบการและดำรงชีวิตอย่างฉลาด ด้วยสติและปัญญา รู้เหตุรู้ผลรู้กาลเทศะ กระทำทุกอย่างด้วยความรอบคอบ เสียสละอุทิศตน มุ่งมั่นและบากบั่นจริยธรรมจึงเป็นเรื่องที่จำเป็นยิ่งสำหรับทุกคน ทุกหมู่เหล่าและทุกอาชีพ สังคมจะอยู่รอดและเป็นสุขได้ ก็ด้วยจริยธรรม
• ถึงสูงศักดิ์ อัครฐาน สักปานใด
• ถึงวิไล เลิศฟ้า สง่าศรี
• ถึงฉลาด กาจกล้า ปัญญาดี
• ถ้าไม่มี คุณธรรม ก็ต่ำคน

ความสำคัญของจริยธรรม จริยธรรม จึงเป็น…เครื่องมือยุทธศาสตร์ของชาติ และ สังคมเครื่องชี้วัดความเจริญความเสื่อมของสังคมหัวใจของการพัฒนาที่ยั่งยืน การพัฒนาที่เหนือกว่าความเจริญทางวัตถุรากฐานของการอยู่ร่วมกันอย่างสันติสุข การยอมรับนับถือซึ่งกันและกันของทุกคนและทุกกลุ่มในสังคมรากฐานของความเข้มแข็งของชาติ กองทัพ และกลุ่มอาชีพเรื่องของการพัฒนาคุณภาพชีวิต ความปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สินเป็นอำนาจกำลังรบที่ไม่มีตัวตน และเป็นตัวคูณอำนาจกำลังรบ

ความหมายและความสำคัญของจรรยาบรรณ

ความหมายของจรรยาบรรณจรรยาบรรณ หมายถึง ประมวลความประพฤติ ที่ผู้ประกอบอาชีพการงาน แต่ละอาชีพกำหนดขึ้น เพื่อรักษาและส่งเสริมเกียรติคุณชื่อเสียงและฐานะของสมาชิก อาจเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ก็ได้จรรยาบรรณ หมายถึง จริยธรรมของกลุ่มชนผู้ร่วมอาชีพร่วมอุดมการณ์ เป็นหลักประพฤติ หลักจริยธรรม มารยาท ที่ทุกคนเชื่อว่าเป็นสิ่งที่ถูกต้องดีงาม ควรจะร่วมกันรักษาไว้เพื่อธำรงเกียรติและศรัทธาจากประชาชน ละเมียดละไมกว่ากฎระเบียบ ลึกซึ้งกว่าวินัย สูงค่าเทียบเท่าอุดมการณ์จรรยาบรรณ เป็นสายใยของกลุ่มชนที่ร่วมอาชีพ ร่วมอุดมการณ์ เป็นระบบเกียรติศักดิ์ที่ใช้ดูแลและปกครองกันเอง เพื่อดำรงความเชื่อถือ และเกียรติคุณแห่งอาชีพ ให้เป็นที่ศรัทธาของสาธารณชนความสำคัญของจรรยาบรรณมนุษย์เป็นสัตว์สังคม ที่ปรารถนาความยอมรับในสังคมนั้น เพื่อให้สามารถอาศัยอยู่ร่วมกันได้อย่างสงบสุข จึงต้องมีกฎ กติกามารยาทของการอยู่ร่วมกัน ในสังคมที่เจริญแล้วเขาจะไม่มองแต่ความเจริญทางวัตถุ เช่น ตึกรามถนนหนทางเท่านั้น แต่เขาจะมองความเจริญทางด้านจิตใจด้วย ในชุมชนที่เข้มแข็ง กลุ่มอาชีพต่าง ๆ จะมีเอกลักษณ์ที่ชัดเจนทั้งความรู้ความสามารถและพันธกรณีที่มีต่อชุมชนกลุ่มอาชีพ จึงมีความหมายมากกว่าการรวมกลุ่มกันของผู้หาเลี้ยงชีวิตในวิถีทางเดียวกัน มีความหมายไปถึงการเป็นสถาบันของมืออาชีพที่ผูกพันอยู่กับสังคม เพื่อดำรงรักษาเกียรติและความยอมรับ กลุ่มอาชีพต้องพัฒนากลุ่มของตน ด้วยการยกฐานะและรักษาระดับมาตรฐานอาชีพของพวกตนอย่างต่อเนื่องฐานะแห่งอาชีพนั้นขึ้นอยู่กับ ความประพฤติ จริยธรรม และจรรยาบรรณ ของแต่ละคนในกลุ่มอาชีพ แต่ความเป็นมืออาชีพก็ไม่อาจประเมินค่าตนหรือประเมินค่ากันเองได้ ขึ้นอยู่กับความยอมรับนับถือของสังคมอาชีพทหารถือกำเนิดขึ้นมานานแล้วควบคู่กับสังคม ประวัติศาสตร์สงครามกว่า ๕,๐๐๐ ปี คือประจักษ์พยานของการคงอยู่ของอาชีพทหาร จุดมุ่งหมายสูงสุดของทหารอาชีพคือการสร้างความมั่นคงของชาติ สร้างความแข็งแกร่งของตนเองให้เป็นหลักประกันแห่งสันติภาพ ปกป้องชีวิตและทรัพย์สินให้สังคมดำรงอยู่อย่างสันติสุข มิใช่มุ่งแต่จะทำสงครามหัวหน้าของกลุ่มอาชีพทหารแต่โบราณมาก็คือกษัตริย์ ซึ่งก็เป็นผู้นำชาติผู้นำสังคมด้วยในเวลาเดียวกัน ทหารจึงได้รับเกียรติอันสูงส่ง ว่าเป็นอาชีพที่เสียสละ อุทิศได้แม้กระทั่งชีวิตเพื่อรักษาเอกราชและอธิปไตยของชาติประเทศจรรยาบรรณ เปรียบเสมือนหยาดหยดน้ำที่หล่อเลี้ยงเมล็ดพันธุ์ไม้แห่งศรัทธาให้งอกงามในความรู้สึกของปวงชน