วันพุธที่ 20 สิงหาคม พ.ศ. 2551

นี่แหละ...เลขานุการ

เลขานุการบริหาร

เป็นบุคคลสำคัญในการประสานงานระหว่างผู้ปริหารและบุคคลอื่นทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นผู้ช่วยให้งานของผู้บริหารดำเนินไปโดยเร็ว ประสบผลสำเร็จตามที่มุ่งหวัง เป็นผู้สร้างสัมพันธภาพอันดีในองค์การเป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารกับผู้มาติดต่อ เป็นภาพลักษณ์ขององค์การและผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเลขานุการเป็นอย่างดี ทั้งงานในหน้าที่และงานที่ได้รับมอบหมาย และรู้จักใช้ดุลยพินิจพิจารณาว่างานใดควรทำงานใดไม่ควรทำ ลำดับความสำคัญของงานภายในขอบข่ายทำนาจหน้าที่ของตน โดยไม่ไปก้าวก่ายงานในหน้าที่ของผู้อื่น ในวงการอาชีพทุกวงการ เช่น นักธุรกิจ นักการเมือง แพทย์ ศิลปิน การศึกษา ตลอดจนวงการของหน่วยงานราชการ การปฏิบัติงานจะประสบความสำเร็จได้ดี จะต้องอาศัยเลขานุการด้วยกันทั้งนั้น จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นบุคคลที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อวงการทุกสาขาอาชีพ จึงมีผู้กล่าวว่า ถ้าเลขานุการนัดหยุดงานพร้อมกัน ธุรกิจทุกอย่างก็ต้องหยุดชะงักตามไปด้วย แต่จะต้องไม่ลืมว่า “ เลขานุการที่มีความรู้ความสามารถดีเท่านั้น ที่จะเป็นผู้ช่วยในการบริหารงานต่าง ๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี การปฏิบัติงานในตำแหน่งเลขานุการ จะก้าวไปถึงตำแหน่งเลขานุการบริหารนั้นไม่ใช่เป็นเรื่องที่ง่ายนัก ฉะนัน ผู้ที่ทำงานเลขานุการทุกคนจงภูมิใจ ว่าเป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ มีศักดิ์ศรี จึงมีผู้กล่าวว่า
"เลขานุการบริหารที่ดีในวันนี้ คือ ผู้บริหารคนสำคัญในวันหน้านั่นเอง"

วันพุธที่ 6 สิงหาคม พ.ศ. 2551

เลขาต้องรู้

มาดต้องตา วาจาต้องใจ ภายในยอดเยี่ยม เปี่ยมใจก่อนจาก

มาดต้องตา : ใครพบเห็นเป็นที่ศรัทธา บุคลิกภาพ เช่น การไหว้ การแต่งกายได้เหมาะสม เหมาะสมกับตัวเอง ไม่เข้าข้างตัวเอง แต่งกายให้ดูดีมากกว่าดูสวย เหมาะสมกับวัย สถานที่และสถานการณ์ กาลเทศะ สถานที่ อาชีพ เพศ วัยหรือแต่งแล้วดูภูมิฐานสมตำแหน่ง ถ้ามีเงินมีตำแหน่งก็ควรแต่งให้สมฐานะ แต่งกายให้เหมาะสมกับสรีระเรา อ้วนผมดำขาว รูปร่างหน้าตาเป็นอย่างไรก็ควรจะดูหน่วยไม่ใช่เห็นเขาแต่งก็แต่งตามเขาอย่าให้ใครเขาพูดได้ว่า “ดูซิเธออีกาคาบพริกบินผ่านไปแล้วเห็นไหม"
- ตัวอย่าง เราจะไปติดต่อสถานที่ราชการ….แต่งกายไปสมัครงาน งานชนิดใด… แต่งกายไปสอบสัมภาษณ์…อื่น ๆ การแต่งกายดีไม่จำเป็นต้องแต่งกายเสื้อผ้าราคาแพง ยี่ห้องโด่งดัง เช่นยี่ห้องเวอร์ซาเซ…แต่งกายไม่ให้ดูเวอร์… ผู้ชายแต่งกายให้เหมาะสมกับผู้ชาย ไม่สวมเครื่องประดับมากเกินไปจะดูสำรวย ผู้หญิงก็อย่าประดับเครื่องประดับให้รุงรัง ไม่ต้องอวดรวย
- นักศึกษาแต่งกายให้เหมาะสมกับนักศึกษาไม่ควรแต่งหน้าสีแดงเฉด ๆ ไม่ใส่เครื่องประดับ แต่งกายให้ถูกต้องตามระเบียบของวิทยาลัยฯ สูทที่ใส่ก็ควรติดเม็ดกระดุม ผูกเนคไทให้สวยงาม… อย่าแต่งกายตามใจตัวเองและอย่ามักง่าย
- กวีสุนทรภู่ กล่าวไว้ในสุภาษิตสอนหญิงว่า ใครเห็น ต้องนิยมชมไม่ขาด ว่าฉลาดแต่งร่าง เหมือนอย่างหงส์ถึงรูปร่างทรามสงวนนวลอนงค์ไม่รู้จักแต่งทรงก็เสียงาม

วาจาต้องใจ : พูดจาด้วยถ้อยคำที่ไพเราะอ่อนหวาน ผู้ใดฟังแล้วเกิดความประทับใจ พูดหมดธุระแล้วอยากพูดกับผู้นั้นต่ออีก คำพูดที่พูดชวนให้ติดตาม ผลการพูดที่ฟังแล้วเสนาะหู สามารถนำไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้ นำไปเป็นมาตรฐานการพูดในสังคมได้ ตัวอย่าง วาจาต้องเช่น กวดเธอยืนแถวไม่วันนี้ กวดตอบว่า ยืนครับ นี่หมายความว่า วาจาต้องใจ ธรรมเธอยืนแถวไม่ครับ ไม่กูไม่ยืนร้อนอีตายโหง นี่วาจาไม่ต้องใจ
วาจาต้องใจอีกกรณีหนึ่ง พูดจาให้มีหางเสียง เช่น ค่ะ ครับ ขอโทษ ขอบใจ ไม่เป็นไร ไม่อะไรช่วยไม่ค่ะครับ
บางครั้งเวลาเราไปติดต่อที่ไหนบางครั้งเราไม่ประสบความสำเร็จ แต่เราพอใจ หมายความว่าผู้นั้นพูดด้วยวาจาต้องใจเรา

ภายในยอดเยี่ยม : เป็นคนมีจิตใจสมบูรณ์ เป็นคนมีคุณธรรม เป็นคนมีน้ำใจ เพราะท่านพูดอยู่เสมอว่า เงินยิ่งใช้ยิ่งหมดไป น้ำใจยิ่งใช้ยิ่งได้มา ยิ่ง ถ้าให้ก่อนเขาขอ ไม่ต้องรอให้เขาให้ ละก็ยิ่งวิเศษ มีเสน่ห์แก่ตัวเอง คนเราถึงคราวจะให้ก็ควรจะให้ก่อนที่เขาจะขอ ถ้ามัวรอให้เขาขอละก็หมดราคาหรือหมดเสน่ห์ หรือถ้าจะทำอะไรใคร ถ้าเราอยู่ในฐานะทำได้ ก็รีบทำก่อนที่เขาจะให้ไหว้วาน เพราะถ้าเขาออกปากแล้วถึงจะทำละก็เราก็จะหมดคุณค่าทันที
ยกตัวอย่างภายในเยี่ยมเยี่ยมในเรื่องน้ำใจ 2 ประเภท คือ น้ำใจในและนอกใจนอก
น้ำใจในมี 4 น้ำใจกับพ่อแม่ น้ำใจกับคู่สมรส น้ำใจกับบุตรธิดา น้ำใจกับคนร่วมชายคา
น้ำใจนอกมี 4 น้ำใจกับผู้บังคับบัญชา น้ำใจกับผู้ใต้บังคับบัญชา น้ำใจกับเพื่อนร่วมงานน้ำใจกับเพื่อนร่วมโลก
หรือ จงเป็นคนเสมอต้นเสมอปลาย จงเป็นคนมีน้ำใจสู้น้ำเงิน จงอย่ามองเมินข้ามตัวเรา จงอย่ามัวเมาลืมคุณคน(โบราณถือหนักถือหนาว่า คนที่เนรคุณคนจะไม่มีวันเจริญเติบโต นับแต่พ่อแม่ผู้ให้กำเนิด ครูอาจารย์ผู้อบรมสั่งสอนและทุกคนที่ไม่ส่วนช่วยสนับสนุนช่วยเหลือเกื้อกูลมาแต่หนหลัง เราจะต้องรำลึกอยู่เสมอว่าเรามาอยู่ตรงนี้อย่างสุขสบายได้อย่างไรหัดมองย้อนหลังเอาอัลบั้มเก่าๆมาดูบ้างจะได้จำผู้ที่เขาเคยชุบเลี้ยงช่วย หรือหยิบยื่นให้เราอย่านึกแต่เพียงปัจจุบันให้นึกถึงอดีตด้วย

เปี่ยมใจก่อนจาก : การทำธุรการงานใดกับใครที่ไหนก็ตาม เมื่อถึงโอกาสการละจากจากสังคมต้องมีการยกมือไหว้ กล่าวคำ ขอบคุณ ขอบใจ คราวหน้าเชิญไม่นะคะ โอกาสหน้าเชิญไปเที่ยวบ้านดิฉันผมบ้างนะครับ...ทำให้เขาเกิดความกระจ่างและข้อข้องใจต่างๆ อย่าปล่อยให้เขาออกจากห้องไปด้วยความมึนงงหรือด้วยความคลุมเครือ

อุปกรณ์สำนักงานที่ OUT สำหรับงานเลขานุการ


ยุคนี้เป็นยุคที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงและเกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ แทบจะทุกช่วงเวลา อุปกรณ์ที่ประดิษฐ์ขึ้นใหม่นั้น ถ้าตอบสนองการใช้งานของเลขานุการหรืองานในสำนักงานได้ดี อุปกรณ์เหล่านั้นก็จะเข้าไปปรากฎโฉมเกือบแทบทุกสำนักงาน แต่ถ้าอุปกรณ์นั้นใช้แล้วไม่สามารถตอบสนองได้ ความเร็วในการออกไปจากตลาดก็มีเท่า ๆ กัน ทีนี้เมื่อย้อนกลับมาดูเครื่องใช้สำนักงานที่กำลังจะ out หรือบางอย่างก็ out ไปเรียบร้อยแล้ว มีดังนี้

เครื่องปรุเอกสาร (Stencil Duplicating Machine) เคยได้ยินบ้างหรือเปล่า แล้วมันใช้ทำอะไรก็เนี่ย ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในยุคของกลุ่มที่เรียนทางด้านพณิชยการ (commerce) หลังปี 2000 น่าจะพบเห็นเครื่องนี้ ยาก! บางสถานศึกษาอาจจะมีการเก็บไว้ให้ผู้เรียนได้รู้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานในช่วงหนึ่ง ซึ่งเครื่องนี้ หากจะมีการใช้งานจริง ก็คงจะต้องเรียกหา กระดาษไขปรุ น้ำยาลบกระดาษไข เข็มที่ปรุกระดาษไข ทำให้กระดาษเป็นรอยจะได้นำไปอัดสำเนา ถ้างานออกมามีรอยไม่เรียบร้อยก็สามารถใช้น้ำยาลบกระดาษไข สีคล้ายน้ำยาทาเล็บ (สัมอมชมพู) ถ้าผู้สอนไม่บอกกล่าวล่วงหน้าก็จะใช้ผิดวัตถุประสงค์ในชั่วโมงแรก ๆ เพราะที่เรียนด้านพณิชยการส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง การใช้เมื่อปรุ (ทำให้กระดาษมีรอย) แล้วจะต้องนำกระดาษไขที่ได้มาใช้กับเครื่องอัดสำเนา ซึ่งถ้าไม่ชำนาญก็จะเปื้อนหมึกของเครื่องอัดสำเนา ทำไมเครื่องปรุเอกสารถึง out การใช้งาน กว่าจะได้กระดาษที่มีผลงานหรือภาพ ตามที่ต้องการจะต้องผ่านขั้นตอนการปรุกระดาษไขปรุก่อน แล้วนำมากระดาษไขฯ ที่ได้ใช้กับเครื่องอัดสำเนา จะพบว่า การลงทุนซื้อเครื่องใช้สำนักงาน ถึง 2 เครื่อง และค่าใช้จ่ายวัสดุที่ใช้ก็เพิ่มขึ้นตามลำดับคือ กระดาษไขปรุ น้ำยาลบไข เข็มที่ปรุ (เก่าจะไม่คมและไม่อ่านกระดาษไข) หมึกอัดสำเนา อันตรายจากสารเคมีและกลิ่นของเครื่องปรุเอกสาร ขณะใช้งานจะมีกลิ่นที่แรงมาก ถ้าใช้บ่อย ๆ ก็คงจะต้องระวังพวกสารเคมี ดังนั้น เครื่องใช้พวกนี้จะมีสถานที่แยกต่างหากซึ่งต้องระบายอากาศได้ดี
เครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine) ที่เรียกกันจนติดปากว่า "เครื่องโรเนียว" เป็นเครื่องที่ใช้ร่วมกับเครื่องปรุเอกสาร ถ้าไม่มีเครื่องอัดสำเนา กระดาษไขปรุก็ไม่สามารถผลิตเอกสารได้ สำหรับเครื่องอัดสำเนาจะต้องใช้กับกระดาษไขที่ทำให้เกิดรอยโดยการเขียนด้วยที่เขียนกระดาษไขหรือพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาหรือพิมพ์ดีดไฟฟ้าโดยถอดผ้าหมึกออก เพื่อให้กระดาษไขนั้นมีรอยของตัวอักษรแล้วนำมาอัดสำเนา ดังนั้น เมื่อจะผลิตเอกสารจำนวนมาก ก่อนหน้านี้ เครื่องอัดสำเนาจึงเป็นเครื่องที่จำเป็น วัสดุที่ใช้ประกอบเช่น หมึกอัดสำเนา กระดาษไข น้ำยาลบกระดาษไข เครื่องเขียนกระดาษไข แผ่นรองเขียนกระดาษไข วัสดุเหล่านี้อีกไม่นานก็คงจะกลายเป็นความทรงจำในอดีต ทำไมเครื่องอัดสำเนาถึง out ต้องใช้วัสดุและเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่างร่วมกัน การใช้งานต้องมีความระมัดระวังความสะอาด เพราะหมึกที่ใช้อาจจะเลอะและเปื้อนได้ง่าย ผลงานที่ผลิตไม่ได้มาตรฐานถ้าผู้ใช้ขาดความชำนาญ ขั้นตอนการใช้มีความยุ่งยากซับซ้อนเมื่อเทียบกับเครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล
เครื่องบันทึกและถอดข้อความ (Dictating Machine) หน่วยงานราชการของไทยที่ยังนิยมใช้เครื่องใช้สำนักงานนี้อยู่ คือ งานศาล เครื่องนี้สามารถบันทึกข้อความจากการประชุมและนำเทปบันทึกนั้นมาถอดข้อความซึ่งมีปุ่มบังคับการย้อนกลับ โดยเลือกใช้มือบังคับหรือโดยการใช้เท้าบังคับ (มีแท่นบังคับด้วยเท้า) กำหนด speed ให้ใช้ความเร็วหรือช้าได้ วัสดุที่จะต้องใช้ร่วมกันคือ ม้วนเทปแบบ C-60, C-90, C-120 (นาทีของม้วนเทป) ทำไมเครื่องบันทึกและถอดข้อความถึง out ไม่สะดวกถ้านำไปใช้นอกสถานที่ (ต้องใช้ไฟฟ้า) ขนาดของเครื่องมีขนาดใหญ่ไม่สามารถพกพาได้สะดวก ระยะเวลาในการบันทึกอย่างต่อเนื่อง เพราะปัจจุบันมีเครื่องบันทึกที่สามารถตอบสนองต่อสาเหตุที่กล่าวข้างต้นได้ดีกว่า ไม่ว่าจะเป็น เครื่องบันทึกเสียงแบบต่าง ๆ, โทรศัพท์บางรุ่น, เครื่องบันทึกเสียงที่ใช้ม้วนเทปขนาดเล็ก

เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา (Typewriter) ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ที่คงจะต้านกระแสของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ยาก ต่อไปเสียงเคาะแป้นพิมพ์ดีดก็คงจะเบาหายไปในที่สุด ทำไมเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาถึง out ราคาปัจจุบันไม่แตกต่างจากเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีดนั้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษแยกเครื่องกันโดยสิ้นเชิง การแก้ไขงานทำได้ยากกว่า ไม่สามารถบันทึกเอกสารเก็บไว้ได้ต้องทำสำเนาโดยการใช้กระดาษคาร์บอนหรือนำไปถ่ายเอกสาร การใช้งานและรูปแบบของคอมพิวเตอร์สะดวกและที่ทันสมัยเมื่อเทียบกับเครื่องพิมพ์ดีด ยังไม่รวมถึง Notebook ที่สามารถพกพา (ขนาดและน้ำหนักลดลง) ได้สะดวก
อุปกรณ์ที่กล่าวมาข้างต้น บางอย่างก็คงกลายเป็นเครื่องใช้สำนักงานสำหรับให้ผู้เรียนได้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานที่มีปัจจุบัน ซึ่งการประดิษฐ์เครื่องใช้สำนักงานก็คงจะต้องมองข้อบกพร่องของเครื่องนั้น ๆ แล้วนำไปพัฒนาที่จะทำอย่างไรให้มีวิธีการที่ผู้ใช้สะดวกและง่ายที่สุด อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีเครื่องใช้บางอย่างที่คงจะต้องเป็นพื้นฐานสำหรับการใช้เครื่องใช้สำนักงานชนิดอื่น ๆ หรือยังมีความจำเป็น ก็คงจะไม่มองข้ามถึงประโยชน์ใช้สอยและค่าใช้จ่ายที่จะตามมา หรือให้คำนึงถึงต้นทุนในระยะยาวที่สำนักงานจะต้องรับแบกภาระนั้น และเมื่อเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่าง out ไปแล้ว วัสดุต่างๆ ที่ใช้ควบคู่กับเครื่องใช้เหล่านั้นก็จะค่อยๆ หายไปในที่สุดเช่นกัน การได้พบเห็นภาพผ่านตาก็คงจะเป็นร่องรอยเตือนความทรงจำในอดีตของผู้ที่เคยใช้หรือเคยได้เรียนในสถานศึกษาที่สอนพณิชยการอีกครั้ง

ทำอย่างไรให้ก้าวหน้า

การก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าที่การทำงานได้อย่างรวดเร็วหรือไม่นั้น ปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งคือการปฏิบัติตัวในที่ทำงานของคุณเอง
ว่าควรทำอย่างไร หรืออะไรที่ไม่ควรทำ แล้วอะไรควรหรือไม่ควรทำในที่ทำงาน ? การทำงานให้เสร็จตามกำหนด


ควร : กำหนดความรับผิดชอบของตัวเอง โดยอาจจะมีการกำหนดวันเวลาที่งานควรจะเสร็จ และต้องทำให้ได้ตามที่กำหนดไว้
ไม่ควร: ทำให้งานเพิ่มมากขึ้นโดยการผลัดวันประกันรุ่ง จนเป็นดินพอกหางหมู การแข่งขันกันในที่ทำงาน
ควร : การแข่งขันกับเพื่อนร่วมงานจะทำให้มีแรงผลักดันให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย แต่ก็ต้องทำตามความสามารถที่ตนเองควรจะทำได้

ไม่ควร : การชิงดีชิงเด่นกับเพื่อนร่วมงาน อิจฉาริษยา กลัวตนเองพ่ายแพ้ กับเพื่อนร่วมงาน

ควร : มีการผูกมิตรกับเพื่อนร่วมงาน คอยช่วยเหลือซึ่งกันและกัน เพื่อการทำงานเป็นทีมเวิร์ค หากมีปัญหาหรือข้อสงสัยควรที่จะตามเพื่อให้ได้ความกระจ่าง

ไม่ควร : นินทาเพื่อนร่วมงาน ต่อหน้าพูดอย่าง ลับหลังพูดอีกอย่าง เวลาในการปฏิบัติงาน
ควร : เข้าออกตามเวลาที่บริษัทกำหนด แต่หากมีงานด่วนหรือ ทำงานไม่เสร็จ ก็ควรจะรีบเคลียร์ให้เรียบร้อย

ไม่ควร : มาทำงานสายเป็นประจำ หรือลางานบ่อย เพราะอาจจะทำให้งานที่ทำอยู่หยุดชะงักได้
แล้วคุณละค่ะ...คิดว่าในที่ทำงานควรปฏิบัติ
ตัวอย่างไร และไม่ควรที่จะกระทำสิ่งใด เพื่อให้ได้ผลสำเร็จในหน้าที่การทำงานดังที่หวังไว้ และช่วยทำให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย