อุปกรณ์สำนักงานที่ OUT สำหรับงานเลขานุการ

ยุคนี้เป็นยุคที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงและเกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ แทบจะทุกช่วงเวลา อุปกรณ์ที่ประดิษฐ์ขึ้นใหม่นั้น ถ้าตอบสนองการใช้งานของเลขานุการหรืองานในสำนักงานได้ดี อุปกรณ์เหล่านั้นก็จะเข้าไปปรากฎโฉมเกือบแทบทุกสำนักงาน แต่ถ้าอุปกรณ์นั้นใช้แล้วไม่สามารถตอบสนองได้ ความเร็วในการออกไปจากตลาดก็มีเท่า ๆ กัน ทีนี้เมื่อย้อนกลับมาดูเครื่องใช้สำนักงานที่กำลังจะ out หรือบางอย่างก็ out ไปเรียบร้อยแล้ว มีดังนี้

เครื่องปรุเอกสาร (Stencil Duplicating Machine) เคยได้ยินบ้างหรือเปล่า แล้วมันใช้ทำอะไรก็เนี่ย ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในยุคของกลุ่มที่เรียนทางด้านพณิชยการ (commerce) หลังปี 2000 น่าจะพบเห็นเครื่องนี้ ยาก! บางสถานศึกษาอาจจะมีการเก็บไว้ให้ผู้เรียนได้รู้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานในช่วงหนึ่ง ซึ่งเครื่องนี้ หากจะมีการใช้งานจริง ก็คงจะต้องเรียกหา กระดาษไขปรุ น้ำยาลบกระดาษไข เข็มที่ปรุกระดาษไข ทำให้กระดาษเป็นรอยจะได้นำไปอัดสำเนา ถ้างานออกมามีรอยไม่เรียบร้อยก็สามารถใช้น้ำยาลบกระดาษไข สีคล้ายน้ำยาทาเล็บ (สัมอมชมพู) ถ้าผู้สอนไม่บอกกล่าวล่วงหน้าก็จะใช้ผิดวัตถุประสงค์ในชั่วโมงแรก ๆ เพราะที่เรียนด้านพณิชยการส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง การใช้เมื่อปรุ (ทำให้กระดาษมีรอย) แล้วจะต้องนำกระดาษไขที่ได้มาใช้กับเครื่องอัดสำเนา ซึ่งถ้าไม่ชำนาญก็จะเปื้อนหมึกของเครื่องอัดสำเนา ทำไมเครื่องปรุเอกสารถึง out การใช้งาน กว่าจะได้กระดาษที่มีผลงานหรือภาพ ตามที่ต้องการจะต้องผ่านขั้นตอนการปรุกระดาษไขปรุก่อน แล้วนำมากระดาษไขฯ ที่ได้ใช้กับเครื่องอัดสำเนา จะพบว่า การลงทุนซื้อเครื่องใช้สำนักงาน ถึง 2 เครื่อง และค่าใช้จ่ายวัสดุที่ใช้ก็เพิ่มขึ้นตามลำดับคือ กระดาษไขปรุ น้ำยาลบไข เข็มที่ปรุ (เก่าจะไม่คมและไม่อ่านกระดาษไข) หมึกอัดสำเนา อันตรายจากสารเคมีและกลิ่นของเครื่องปรุเอกสาร ขณะใช้งานจะมีกลิ่นที่แรงมาก ถ้าใช้บ่อย ๆ ก็คงจะต้องระวังพวกสารเคมี ดังนั้น เครื่องใช้พวกนี้จะมีสถานที่แยกต่างหากซึ่งต้องระบายอากาศได้ดี

เครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine) ที่เรียกกันจนติดปากว่า "เครื่องโรเนียว" เป็นเครื่องที่ใช้ร่วมกับเครื่องปรุเอกสาร ถ้าไม่มีเครื่องอัดสำเนา กระดาษไขปรุก็ไม่สามารถผลิตเอกสารได้ สำหรับเครื่องอัดสำเนาจะต้องใช้กับกระดาษไขที่ทำให้เกิดรอยโดยการเขียนด้วยที่เขียนกระดาษไขหรือพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาหรือพิมพ์ดีดไฟฟ้าโดยถอดผ้าหมึกออก เพื่อให้กระดาษไขนั้นมีรอยของตัวอักษรแล้วนำมาอัดสำเนา ดังนั้น เมื่อจะผลิตเอกสารจำนวนมาก ก่อนหน้านี้ เครื่องอัดสำเนาจึงเป็นเครื่องที่จำเป็น วัสดุที่ใช้ประกอบเช่น หมึกอัดสำเนา กระดาษไข น้ำยาลบกระดาษไข เครื่องเขียนกระดาษไข แผ่นรองเขียนกระดาษไข วัสดุเหล่านี้อีกไม่นานก็คงจะกลายเป็นความทรงจำในอดีต ทำไมเครื่องอัดสำเนาถึง out ต้องใช้วัสดุและเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่างร่วมกัน การใช้งานต้องมีความระมัดระวังความสะอาด เพราะหมึกที่ใช้อาจจะเลอะและเปื้อนได้ง่าย ผลงานที่ผลิตไม่ได้มาตรฐานถ้าผู้ใช้ขาดความชำนาญ ขั้นตอนการใช้มีความยุ่งยากซับซ้อนเมื่อเทียบกับเครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล

เครื่องบันทึกและถอดข้อความ (Dictating Machine) หน่วยงานราชการของไทยที่ยังนิยมใช้เครื่องใช้สำนักงานนี้อยู่ คือ งานศาล เครื่องนี้สามารถบันทึกข้อความจากการประชุมและนำเทปบันทึกนั้นมาถอดข้อความซึ่งมีปุ่มบังคับการย้อนกลับ โดยเลือกใช้มือบังคับหรือโดยการใช้เท้าบังคับ (มีแท่นบังคับด้วยเท้า) กำหนด speed ให้ใช้ความเร็วหรือช้าได้ วัสดุที่จะต้องใช้ร่วมกันคือ ม้วนเทปแบบ C-60, C-90, C-120 (นาทีของม้วนเทป) ทำไมเครื่องบันทึกและถอดข้อความถึง out ไม่สะดวกถ้านำไปใช้นอกสถานที่ (ต้องใช้ไฟฟ้า) ขนาดของเครื่องมีขนาดใหญ่ไม่สามารถพกพาได้สะดวก ระยะเวลาในการบันทึกอย่างต่อเนื่อง เพราะปัจจุบันมีเครื่องบันทึกที่สามารถตอบสนองต่อสาเหตุที่กล่าวข้างต้นได้ดีกว่า ไม่ว่าจะเป็น เครื่องบันทึกเสียงแบบต่าง ๆ, โทรศัพท์บางรุ่น, เครื่องบันทึกเสียงที่ใช้ม้วนเทปขนาดเล็ก

เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา (Typewriter) ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ที่คงจะต้านกระแสของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ยาก ต่อไปเสียงเคาะแป้นพิมพ์ดีดก็คงจะเบาหายไปในที่สุด ทำไมเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาถึง out ราคาปัจจุบันไม่แตกต่างจากเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีดนั้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษแยกเครื่องกันโดยสิ้นเชิง การแก้ไขงานทำได้ยากกว่า ไม่สามารถบันทึกเอกสารเก็บไว้ได้ต้องทำสำเนาโดยการใช้กระดาษคาร์บอนหรือนำไปถ่ายเอกสาร การใช้งานและรูปแบบของคอมพิวเตอร์สะดวกและที่ทันสมัยเมื่อเทียบกับเครื่องพิมพ์ดีด ยังไม่รวมถึง Notebook ที่สามารถพกพา (ขนาดและน้ำหนักลดลง) ได้สะดวก

อุปกรณ์ที่กล่าวมาข้างต้น บางอย่างก็คงกลายเป็นเครื่องใช้สำนักงานสำหรับให้ผู้เรียนได้เห็นถึงวิวัฒนาการของเครื่องใช้สำนักงานที่มีปัจจุบัน ซึ่งการประดิษฐ์เครื่องใช้สำนักงานก็คงจะต้องมองข้อบกพร่องของเครื่องนั้น ๆ แล้วนำไปพัฒนาที่จะทำอย่างไรให้มีวิธีการที่ผู้ใช้สะดวกและง่ายที่สุด อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีเครื่องใช้บางอย่างที่คงจะต้องเป็นพื้นฐานสำหรับการใช้เครื่องใช้สำนักงานชนิดอื่น ๆ หรือยังมีความจำเป็น ก็คงจะไม่มองข้ามถึงประโยชน์ใช้สอยและค่าใช้จ่ายที่จะตามมา หรือให้คำนึงถึงต้นทุนในระยะยาวที่สำนักงานจะต้องรับแบกภาระนั้น และเมื่อเครื่องใช้สำนักงานหลายอย่าง out ไปแล้ว วัสดุต่างๆ ที่ใช้ควบคู่กับเครื่องใช้เหล่านั้นก็จะค่อยๆ หายไปในที่สุดเช่นกัน การได้พบเห็นภาพผ่านตาก็คงจะเป็นร่องรอยเตือนความทรงจำในอดีตของผู้ที่เคยใช้หรือเคยได้เรียนในสถานศึกษาที่สอนพณิชยการอีกครั้ง